In dit privacybeleid leggen wij uit hoe Herkomax Lifting & Handling Solutions B.V. omgaat met persoonsgegevens. Dit beleid geldt voor bezoekers van onze website, (potentiële) klanten, leveranciers en andere zakelijke contactpersonen die met ons communiceren.

Bedrijfsgegevens
Herkomax Lifting & Handling Solutions B.V.
KvK: 98677462
Vestigingsnummer: 000063824558
Adres: Industrieweg 8, 2995 BE Heerjansdam, Nederland
Website: https://herkomax.com
E mail: info@herkomax.com

1. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing

1. Wanneer u onze website bezoekt.
2. Wanneer u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via e mail, telefoon of een contactformulier.
3. Wanneer u een offerte aanvraagt, een bestelling plaatst, een opdracht verstrekt of wanneer wij diensten voor u uitvoeren.
4. Wanneer u zich aanmeldt voor updates of marketingcommunicatie, als dit door ons wordt aangeboden.
5. Wanneer u bij ons solliciteert of op andere wijze met ons samenwerkt.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor de doelen in dit beleid. Afhankelijk van uw contact met ons kunnen dit de volgende categorieën zijn:

1. Contact en communicatiegegevens
   • naam, bedrijfsnaam, functie, e mailadres, telefoonnummer
   • inhoud van berichten die u aan ons stuurt (bijvoorbeeld via e mail of contactformulier)
2. Offerte en opdrachtgegevens
   • aanvraaggegevens, order en factuurgegevens
   • lever en bezoekadressen
   • specificaties en technische informatie die nodig is voor levering of uitvoering (bijvoorbeeld maten, tekeningen, capaciteitseisen)
3. Betalings en administratieve gegevens
   • bankgegevens en betaalstatus (voor zover van toepassing)
   • gegevens die nodig zijn voor boekhouding en wettelijke verplichtingen
4. Website en apparaatgegevens
   • IP adres, browser en apparaatkenmerken, datum en tijd van bezoek, pagina’s die u bekijkt
   • loggegevens en technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en werking van de website
5. Sollicitatiegegevens (alleen als u solliciteert)
   • cv, motivatie, opleidings en werkgegevens en overige informatie die u zelf verstrekt

3. Doelen en grondslagen van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Hieronder staan de doelen en bijbehorende grondslagen:

1. Contact, vragen en communicatie
   • Doel: beantwoorden van vragen, verwerken van contactverzoeken, klantcontact
   • Grondslag: gerechtvaardigd belang (klantenservice) of uitvoering van een overeenkomst (als uw vraag onderdeel is van een opdracht)
2. Offertes, opdrachten, levering en uitvoering van diensten
   • Doel: opstellen van offertes, verwerken van orders, leveren van producten, uitvoeren van diensten zoals advies, inspectie, keuring, certificering, onderhoud, reparatie, modificatie en maatwerk
   • Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst
3. Facturatie en administratie
   • Doel: factureren, betalingsafhandeling, debiteurenbeheer, boekhouding
   • Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting
4. Verbetering en beveiliging van de website
   • Doel: werking, performance, beveiliging en misbruikpreventie
   • Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging en continuiteit)
5. Analyse en statistiek
   • Doel: inzicht in gebruik van de website om content en functionaliteit te verbeteren
   • Grondslag: toestemming (waar vereist via cookie instellingen) of gerechtvaardigd belang indien privacyvriendelijk ingericht en wettelijk toegestaan
6. Marketing en relatiebeheer
   • Doel: verzenden van nieuws, updates of aanbiedingen, relatiebeheer
   • Grondslag: toestemming (bij inschrijving) of gerechtvaardigd belang voor zakelijke relatiecommunicatie, voor zover wettelijk toegestaan
7. Sollicitaties
   • Doel: beoordelen van sollicitaties en werving en selectie
   • Grondslag: gerechtvaardigd belang (werving) en, waar relevant, toestemming (bij langer bewaren op uw verzoek)
8. Wettelijke verplichtingen en geschillen
   • Doel: voldoen aan wetgeving, audits, claims en geschillenafhandeling
   • Grondslag: wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang

4. Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om aan een wettelijke plicht te voldoen.

1. Dienstverleners (verwerkers), zoals:
   • hosting en IT leveranciers
   • e mail en communicatieproviders
   • softwareleveranciers voor administratie, CRM of planning (indien gebruikt)
   • analysediensten (indien gebruikt en afhankelijk van uw cookie keuze)
2. Logistieke partijen, wanneer levering of transport onderdeel is van de opdracht.
3. Financiële partijen, zoals banken, accountants of incassopartijen, voor betalingsafhandeling en administratie.
4. Overheidsinstanties, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af waar dit wettelijk vereist is.

5. Doorgifte buiten de EER

1. In beginsel verwerken wij persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte.
2. Als wij (of onze dienstverleners) persoonsgegevens buiten de EER verwerken, doen wij dat alleen wanneer er passende waarborgen zijn, zoals standaardcontractbepalingen of een gelijkwaardig beschermingsniveau.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen in dit privacybeleid, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

1. Offertes en contactaanvragen: doorgaans tot 24 maanden na laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortvloeit.
2. Overeenkomst en administratie: zolang nodig voor uitvoering en daarna conform wettelijke bewaarplichten (zoals fiscale bewaarplicht, doorgaans 7 jaar).
3. Service en keuringsgerelateerde documentatie: zolang noodzakelijk voor traceerbaarheid, veiligheid, garantie en wettelijke verplichtingen.
4. Website loggegevens: zo kort mogelijk, afhankelijk van het beveiligingsdoel.
5. Sollicitaties: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij u toestemming geeft voor langer bewaren (bijvoorbeeld tot 12 maanden).

7. Beveiliging

1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging.
2. Voorbeelden van maatregelen kunnen zijn: toegangsbeperkingen, beveiligde verbindingen, back ups en logging.
3. Geen enkele beveiliging is 100 procent. Mocht er onverhoopt toch sprake zijn van een datalek, dan handelen wij conform de wettelijke meldplichten.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

1. Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken voor technische werking, voorkeuren, analyse en marketing.
2. Voor niet noodzakelijke cookies vragen wij toestemming via de cookiemelding, waar dit wettelijk verplicht is.
3. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid op de website.

9. Uw privacyrechten

U heeft, voor zover de wet dit bepaalt, de volgende rechten:

1. Inzage in uw persoonsgegevens.
2. Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
3. Wissen van gegevens, wanneer wij die niet meer nodig hebben of wanneer u daar recht op heeft.
4. Beperking van verwerking in bepaalde gevallen.
5. Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief bezwaar tegen direct marketing.
6. Gegevensoverdraagbaarheid, wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en digitaal plaatsvindt.
7. Intrekken van toestemming, wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming. Intrekken heeft geen terugwerkende kracht.

U kunt een verzoek indienen via info@herkomax.com. Wij kunnen u vragen om u te identificeren om misbruik te voorkomen. Wij reageren binnen de wettelijke termijn.

10. Klachten

1. Heeft u een klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op zodat wij het kunnen oplossen.
2. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Links naar websites van derden

1. Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Dit privacybeleid geldt niet voor die websites.
2. Wij raden aan het privacybeleid van die derden te lezen.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

1. Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, website of wetgeving verandert.
2. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd.

13. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via:
E mail: info@herkomax.com
Adres: Industrieweg 8, 2995 BE Heerjansdam, Nederland